Объединение двух файлов - не достает информации в справке программы

[Виктор ДЖ]

Вот что написано в справке к программе:

Если добавляемый файл ранее был копией текущего файла и в добавляемом файле есть изменения в общих данных, то эти изменения не будут учтены при добавлении данных, будут добавлены только новые данные.

Прошу уточнений.
Если я отправляю файл родственнику и он вносит в него изменения (пришлет мне обратно измененный файл), то что произойдет?

Конкретизирую:

1. Я отправляю файл не со всеми родственниками, а выбрав их по фильтру.
То есть, в поле "Код" в отправляемой базе будут пропуски номеров и при сортировке по полю "Код" записи, например, будут выглядеть так 1, 3, 15, 88, 105, 500, 999.

То есть у меня в списке 1200 персон, а отправляю я всего 7 персон.

Родственник будет редактировать информацию в той же программе и внесет еще 200 персон.

После редактирования он мне отправит обратно свой файл, в котором часть мной записанных персон будет удалена, часть мной записанных персон будет отредактирована, а часть других (новых) персон будет им добавлена.

Вопросы:

1) При добавлении новых персон моим родственником, как будет автоматически присваиваться "Код" новым записям (новым персонам)?
Автоматическое присвоение кодов будет производится по какому алгоритму?

Варианты (что из названного правильно?):
- код будет присваиваться следующим за моим последним кодом, который есть в моей базе, то есть первым присвоенным кодом будет 1201,
- код будет присваиваться следующим по порядку за последним кодом присвоенным персоне, которая есть в базе, то есть первым присвоенным кодом будет 1000,
- код будет присваиваться путем заполнения пропущенных кодов, то есть первым присвоенным кодом будет 2.

2) Каким образом увидеть точно каких персон добавил родственник?
Может добавить какое то произвольное поле - признак?
Например, всем кто будет отправлен в базе установить дату на момент отправки в дополнительное произвольное поле?

3) Можно ли при подготовке файла к отправке родственнику запретить включение в файл информации из поля "Комментарии", то есть настроить так, чтобы в записываемом файле комментарии оказались не заполненными, без удаления информации в моей основной базе?

[kotbasikcom]

Автоматическое присвоение кодов будет производится по какому алгоритму?

По алгоритму базы данных. ID (код) добавленных персон будет ID(max)++
По вашему примеру:
Коды "новым" персонам будут добавлены 1201++, даже если вы до добавления новых удалили персон с 1180 по 1200.
В чём затык с новыми персонами:
если родственник издевался только над вашим файлом, то добавятся только им добавленные персоны;
если добавлял в свою базу и редактировал, а потом вам выгрузил изменённую ветку, то допустимо, у него уже были персоны с кодами 1, 3, 15, 88, 105, 500, 999. Тогда ваши старые станут "новыми" со всеми вытекающими последствиями.
Из собственного опыта:
При автоматическом импорте данных в файл добавляется много "мусора", сразу не очевидного.
У меня в дереве род Евдокимовы3 начинается с 1939г. При импорте этот род был присвоен некоторым (не знаю по какому признаку) импортированным персонам Сацук и Канаевым (не всем) образца 18лохматых годов. Некоторые персоны не зависимо от пола и не ведающие друг о друге "переженились" , вернее некоторым персонам добавилось событие Свадьба с другой персоной, у которой этого события нет(или не добавилось ). Где ошибка (в импорте или в данных накосячено) не разбирался и поэтому открываю присланный файл на старом ещё с ХР ноуте и руками переношу данные.

[Виктор ДЖ]

Благодарю за подробное описание!

То есть правильным действием будет сообщить родственнику, что редактировать файл нужно именно в текущей версии программы и подгружать базу не путем экспорта, а прямым подключением.
И пояснить, что это надо, чтобы ID(max) программа увидела и дополнения вносились корректно, с присвоением ID после ID(max).

Вопросы:
1. ID(max) зашит где то в пересылаемой базе, даже, если часть персон удалена?

2. "старые станут "новыми" со всеми вытекающими последствиями", то есть задвоятся и могут пережениться с теми, кого знать не знают?

3. "При автоматическом импорте данных в файл добавляется много "мусора", сразу не очевидного" - а как то можно понять что там за мусор?
Имею ввиду, можно ли посмотреть какие записи есть в программе, которые не хотелось бы передавать?

4. Каким образом увидеть точно, каких персон добавил родственник, после того, как отредактированный файл он обратно пришлет?
У меня предположение, что нужно добавить какое то поле в базу, где поставить некий признак. Например поле с именем внесшего информацию по персоне. Положим "Виктор ДЖ". И получив файл обратно смотреть в таблице записи, не имеющие в этом поле признака "Виктор ДЖ" или любого другого.

И еще был вопрос, на который не ответили - можно ли записать в файл информацию с отключением некоторых полей по тем персонам, которые в файл будут записаны? В частности, можно ли отключить запись в файл поля с комментариями, а так же поля с домашними адресами и контактами?

Я смотрел в соц сетях, на форумх и тд и увидел, например, сообщение о том, что пользователь закачал из ДЖ несколько тысяч персон в "Фамилио" и туда скачались множественные комментарии по персонам, которые он категорически некуда и никому не хотел показывать.

То есть хотелось бы избежать риска предоставления кому то информации, которая не подлежит отправке, в том числе в силу закона о защите персональных данных.

[ShinePhantom]

Конкретно Фамилио наловчилось чистить комментарии и поля с адресами и почтой при загрузке. Что, конечно, не убирает сложности с самим фактом выгрузки всего этого из ДЖ. Другие то сайты не фильтруют